En tant qu’employeur, vous pouvez être amené à collecter des informations concernant vos salariés afin de procéder aux recrutements ou encore établir la fiche de paie. Toutefois, la collecte de ces informations est strictement encadrée.

⇒ Lors d’un recrutement

À l’occasion d’un recrutement, vous pouvez solliciter de nombreuses informations concernant de potentielles recrues. Toutefois, selon les dispositions de l’article L. 1221-6 du Code du travail, les informations que vous êtes en droit de demander se limitent à celles nécessaires pour vérifier la capacité du candidat à occuper l’emploi que vous proposez.

Ainsi, vous ne pouvez pas questionner le candidat sur son numéro de sécurité sociale et ses coordonnées bancaires, sur les membres de sa famille ou encore s’il souhaite avoir des enfants.

Il est interdit de collecter et de conserver des données sensibles, c’est-à-dire des informations qui, directement ou indirectement, font apparaître la prétendue origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales, les informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle du candidat.

A noter que si une candidature n’est pas retenue mais que vous souhaitez conserver les informations collectées à cette occasion (CV, lettre de motivation, coordonnées…) vous devez en avertir le candidat qui peut à cette occasion s’y opposer. Si vous obtenez son accord, les informations collectées ne peuvent toutefois pas être conservées indéfiniment par le recruteur.

⇒ Dans la cadre de la gestion du personnel

Dans le cadre de la gestion courante du personnel, vous pouvez recueillir des informations personnelles concernant vos employés.

Ces informations peuvent être de plusieurs natures :

- relevé d’identité bancaire afin d’assurer la paie du salarié,
- taux d’imposition dans le cadre de l’impôt à la source,
- copie des diplômes obtenus correspondant au niveau de qualification du poste,
- coordonnées d’un proche pouvant servir de contact en cas d’urgence touchant le salarié…

Concernant ces données, la CNIL rappelle que « l’employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise ».

Ces informations ont une durée de conservation limitée. Elles sont conservées le temps de la présence du salarié dans votre cabinet.

Une fois le salarié parti, certaines doivent être conservées au-delà, afin de répondre à vos obligations comptables, sociales ou fiscales. C’est notamment le cas des documents relatifs à la paie ou au contrat de chaque salarié que vous êtes tenu de conserver pendant 5 ans.

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* Article rédigé à partir des informations issues du site Accueil | economie.gouv.fr